¿Cómo optimizar el stock del almacén de una tienda?

By on 4 Nov, 2015 in Blog |

 

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Muchas tiendas, sean del sector de la moda, cosmética o de ocio y cultura, disponen en ocasiones  de grandes reservas. Los puntos de venta tienen dedicado la mayoría de los m2 que disponen a la venta y almacenan en una sala, por lo general al fondo de la tienda, todo tipo de material como muebles, estanterías, material administrativo y también producto que se vende en tienda.

 

La creciente complejidad que supone gestionar esos stocks de producto hace que el sistema de TPV se haya hecho poco operativo para afrontar esta situación. Si miramos ese stock, vemos que , en el sector de la moda, por ejemplo, puede suponer hasta el 20- 30% del stock total del punto de venta.

 

En sectores como el de los electrodomésticos, cuyos productos son muy voluminosos y ocupan mucho espacio, o el de la electrónica, cuyo valor unitario es muy elevado y supone una inversión enorme, esta situación no se presenta de manera tan evidente. Ese stock, al no estar  expuesto al punto de venta, es difícil que se venda y por lo tanto, supone una inversión de capital que no se va a recuperar de manera inmediata.

 

El material almacenado , como no está  controlado, se verá afectado por los siguientes factores:

 

  • Dificultades de trazabilidad : fuera de la tienda, se desconoce su ubicación exacta y eso dificulta su localización.
  • Posibilidad de hurto : hay mayor posibilidad de robo por parte del personal , ya que el producto no lleva alarma o no está siempre controlado por cámaras.
  • Menos facturación: el hecho de no poder ofrecerlo a los clientes, provoca que se pierdan ventas.
  • Posibilidad de que el producto quede obsoleto : se queda almacenado y al ser frecuentemente producto de temporada, pierde valor.
  • Posible daño : al quedar tiempo inmovilizado, existe un mayor riesgo de que se estropee.

 

De manera general, la mejor manera de evitar este tipo problema es no tener stock en el almacén, pero existen casos en los cuales no es posible:

 

  • Producto de rebajas: que solo se vende en ciertas épocas del año. Material navideño o de verano por ejemplo.
  • Producto reservado: no vendido, pero reservado para algunos clientes a la espera de que vengan a pagarlo.
  • Producto repetido: ya presente en punto de venta, pero que por necesidades de reposición existe más de una unidad.
  • Producto antiguo : descatalogado.
  • Producto en mal estado : dañado o que no es apto para la venta.

Por lo tanto, proponemos las siguientes soluciones para que dicho stock se pueda optimizar y evitar así las pérdidas antes mencionadas:

 

1.Implementar un sistema SGA en el almacén de la tienda El sistema de gestión del TPV habitualmente dispone de herramientas limitadas para gestionar este tipo de stocks. Sin embargo, lo relativo al material reservado si pueda gestionarse mediante el terminal TPV.

 

La solución es disponer de un sistema de gestión del TPV que permita reservar ese stock informáticamente, de manera que se pueda generar reposición y crear un sistema de alarma que avise del material reservado. De esta manera,  disponemos de un control sobre los artículos apartados y podremos hacer un seguimiento.

 

Pero en los demás casos mencionados el software del terminal de venta es insuficiente. Gestionar el almacén de tienda utilizando un SGA, es decir , un SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACENES es una buena opción. Un SGA es un programa informático destinado a gestionar la operativa de un almacén central o de distribución.

 

Estos sistemas son habitualmente utilizados para gestionar operativas más complejas  y permiten entre otras cosas, preparar pedidos, definir categorías y ubicaciones de stock o gestionar devoluciones. Para dar soporte a estas operaciones los SGA son más rigorosos y pueden beneficiar al almacén de la tienda.

 

Además, la introducción del Ecommerce en el punto de venta, obliga  a gestionar operaciones como preparaciones de pedidos, cambios, devoluciones por rotura. Por lo tanto,  el SGA es una herramienta indispensable. Estos son algunos ejemplos concretos para los cuales el SGA puede ser beneficioso para optimizar los casos arriba mencionados:

 

  • Bloquear el stock que no es apto para la venta. De esta manera no hay riesgo de que por error se pueda vender.
  • Separar el stock antiguo para venderlo por un canal alternativo.
  • Tener identificadas las reservas para hacer su seguimiento y evitar que sean vendidas.
  • Definir dónde está ubicado el material de reposición para localizarlo de manera inmediata.
  • Calcular niveles óptimos de stock para evitar roturas de producto.
  • Gestionar de manera más eficiente la reposiciones y evitar tenerlo repetido en el almacén.

 

  1. Hacer inventarios periódicamente

 

Como apoyo a la utilización del SGA, es conveniente hacer inventarios físicos. Los datos que maneja el sistema son teóricos y es importante actualizar esa información mediante conteos físicos. Habitualmente se suele hacer en tienda un o dos inventarios al año. Esta frecuencia bianual se justifica porque en principio la diferencia entre el stock físico y el teórico es mínima. Pero en nuestro caso, como consecuencia de la gran cantidad de stock y la necesidad de un mayor control, es conveniente, sobre todo al principio, hacer recuentos físicos más frecuentemente. Algunos de los muchos beneficios de los inventarios físicos serían:

  • Actualizar el stock teórico mediante el recuento físico.
  • Detectar los posibles faltantes.
  • Poner orden en el almacén.
  • Verificar si los procesos operativos de la tienda se aplican correctamente.
  • Controlar que el TPV/SGA funcione correctamente.
  • Asegurarse de que se ha dado de baja el producto dañado, o vendido el producto reservado.

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